Документация. ЕкспертНТ. Универсална счетоводна програма

ЕкспертНТ меню

Кодови таблици (Номенклатури)


Някои от показателите на дадена аналитична сметка получават винаги определени значения, по-голямата част от които могат да бъдат назовани предварително. Такива са "МОЛ", "Складове" и т.н. За тези случаи е целесъобразно да се изградят таблици с възможните значения за даден показател и на всяко значение да се присвои уникален код.

Така операторът вместо да въвежда ръчно стойностите на кодираните показатели, получава възможност да ги избира от меню и по този начин се намаляват възможностите за грешки. Друго предимство на кодовите таблици е, че програмата записва върху диска късите кодове, а не по-дългите наименования на елементите и по този начин се пести място.

ЕкспертНТ дава възможност на счетоводителя да създава най-различни кодови таблици, както и да попълва, да съкращава и да изменя елементите, които се съдържат в тези таблици.

Добавяне, изменение и изтриване на кодови таблици

ЕкспертНТ позволява на счетоводителя да добави колкото пожелае други таблици. Начинът на добавяне на нова таблица ще бъде илюстриран със следния пример:

Счетоводителят решава да създаде таблица "Резервни части, която да използва при създаването на аналитична сметка към сметка 304, както и при работата с тази сметка.

Процедурата е следната:
  • избират се последователно менютата "Подготовка" и "Кодови таблици". Натиска се Enter.

  • Появява се форма “Кодови таблици”. Формата съдържа две таблици – едната с имената на таблиците, а другата с елеметите на маркираната таблица. Над първата таблица са разположени бутоните, отнасящи се за кодовите таблици. Под втората таблица са разположени бутоните за тяхните елементи. В нашия случай натискаме бутона “Добави КТ”.

  • Появява се нова форма “Кодова таблица”, в която има две полета за въвеждане: “Име на таблица” и “Размер на кода”. Чрез клавиатурата въвеждаме "Резервни части" в полето “Име на таблица”. Натискаме Enter.

  • курсорът скача в полето "Размер на кода". Там по премълчаване стои числото 4. Натискане на Enter означава съгласие с предложения размер. Размер 4 означава, че предвиждаме да имаме максимум 9999 резервни части. Можем да въведем друго число, например 2, с което ограничаваме броя на резервните части до 99. Системата позволява въвеждането на кодове, съдържащи до 16 знака.

  • Записването на новата кодова таблица в системата става след натискане на бутона "Запис". Името на таблицата се включва в списъка с кодови таблици.

Към таблицата автоматично се включва ред “Друг елемент”. Той се изполва в процеса на осчетоводяване на документи. Тогава ако не намерите подходящ елемент за избор, то можете да изберете “Друг елемент”. В резултат ЕкспертНТ ще ви покаже прозорец и ще ви подкани да напишете името на нов елемент. На него се присвоява автоматично поредния код от таблицата.

С формата “Кодови таблици” можем да изтрием една съществуваща кодова таблица или да разпечатим нейното съдържание. За тази цел е необходимо да изберем таблицата след като сме я маркирали и натиснем бутона “Избор на КТ”. Появява се форма “Данни за кодова таблица”, в която можем да натиснем съответно бутоните "Изтриване" и "Печат". Изборът на кодова таблица от списъка може да се осъществи и чрез двойно натискане върху името й.

Добавяне, изменение и изтриване на елементи в таблицата

ЕкспертНТ позволява в таблиците да бъдат включвани различни елементи, да се правят промени, да се изтриват елементи и т.н.

Добавянето на нови елементи към вече създадената от нас таблица "Резервни части" може да бъде илюстрирано така:
  • избират се последователно менютата "Подготовка" и "Кодови таблици".

  • Появява се формата “Кодови таблици”, съдържащ списък на съществуващите кодови таблици. В него фигурира новосъздадената от нас таблица "Резервни части".

  • Избираме тази таблица като маркираме реда й и натискаме бутона “Избор на КТ”;

  • появява се форма “Данни за кодова таблица”. В таблицата с елементите се показват всички елементи, които са въведени до този момент. При движение на курсора по таблицата, текущият елемент се изписва в полетата “Име и код на текущ елемент за изменение (изтриване)”. Данните в тези полета могат да се редактират.

  • Ако натиснете бутона “Измени”, текущият елемент ще приеме редактираните стойности.

  • Натисканто на бутона “Изтрий” ще изтрие текущия елемент;

  • добавянето на нов елемент към таблицата може да стане след въвеждане на данни в полетата "Име и код на елемент за добавяне".
  • Самото добавяне се осъществява след натискане на бутона “Добави”.

По аналогичен начин могат да бъдат въведени и други елементи.

Чрез формата “Данни за кодова таблица” могат да се правят изменения и на името и размерността на самата кодова таблица. Това може да се направи като се редактират съответните данни и се натисне бутона “Измени”.

Трябва да се има предвид, че изменението на кодовете на елементите от таблицата може да предизвика и нежелатено изменение на счетоводните записи. Например ако вече е заприходена някаква резервна част и тя има код 731, промяната на този код на 732 ще доведе до показване на тази резервна част в справките без име. Затова правете изменение на кодовете на елементите, само когато сте сигурни, че няма наличности за този елемент в активната година.