Документация. ЕкспертНТ. Универсална счетоводна програма

ЕкспертНТ меню


Базов екран за счетоводен запис


Счетоводният запис се извършва върху базов екран на ЕкспертНТ, разработен така, че да наподобява първичен счетоводен документ. Базовият екран се появява след избор на функцията "Счетоводен запис".

Подробно ще се спрем на предназначението на всяко едно от полетата на този основен екран за вход на данните в системата. Осветеното инверсно поле от този екран или курсор във вид на отвесна черта "|", показва до къде е стигнало въвеждането на счетоводния запис. При осветено инверсно поле въвеждането на знак изтрива съдържанието на цялото поле. При курсор отвесна черта въвеждането на знак вмъква този знак на мястото на курсора.

При запълване на максималния брой знаци на някое от полетата, се преминава автоматично към следващото поле, без да е нужно да се натиска <Enter>.

1. Покупка/Продажба

Въвеждането на документ започва с определяне на сделката, за която той се отнася. Възможни са два варианта: покупка и продажба. Изборът на един от тях определя съдържанието на следващото поле “Вид сделка”. То определя и това дали контрагента по сделката е изпълнител или получател(клиент). При осчетоводяването на сделки не свързани с ДДС изборът на единия или другия варинат е без значение.

2. Вид на сделката

Това поле съдържа два типа характеристики (две групи включващи различни разновидности сделки). Т.е. по същество в него са заложени две менюта.

   Първи случай

При покупките т.е. когато контрагентът е изпълнител, а "нашата" страна, (съответното счетоводство) е получател, при отварянето на полето “Вид сделка” се появява менюто на сделките за покупка. От това меню може да бъде подбрана подходящия вид сделка чрез осветяване на съответното поле и натискане на Enter. Видът на сделката автоматично се извежда на екрана.

   Втори случай

При продажба т.е. когато контрагентът е получател, а "нашата" страна изпълнител, при отварянето на полето “Вид сделка” се появява менюто на сделките за продажби. Избирането на подходящия вид сделка става по вече описания начин.

ЗАБЕЛЕЖКА: Двете менюта съдържат различните видове сделки, дефинирани чрез взаимоотношенията между контрагентите във връзка с ДДС. За осчетоводяването на сделки не свързани с ДДС са предвидени последните полета във всяко от отделните менюта.

Ако се прави счетоводен запис по сделка, свързана с ДДС, то следва внимателно да се изучи главата "Модул ДДС".

3. Контрагент
4. Данъчен номер

В полетата “Контрагент” и “Данъчен номер” се въвеждат данните на контрагента (партньора-изпълнител/получател по сделката) (наименование и данъчен номер). Въвеждането на информацията в полето “Контрагент” става чрез клавиатурата, когато курсорът се намира в него. Изписва се името на съответния контрагент. Натиска се Enter. Полето се запълва автоматично с въведената стойност, която може да бъде максимум до 36 знака.

Въвеждането на информация по полето “Данъчен номер” става също чрез клавиатурата, когато курсорът се намира в него. Изписва се данъчния номер на съответния изпълнител.Натиска се Enter. Полето се запълва автоматично. Ако типа на документа е "Фактура", изисква се въвеждането на точно 9 или 11 знака.

Веднъж въведени данните от полетата “Контрагент” и “Данъчен номер” могат да се запазят в базата данни на системата и да се използват при осчетоводяване на друг докумет. Това може да се направи като се натисне бутона “Запомни”, който се намира непосредствено след тях.

Ако искаме да използваме името и данъчния номер на контрагент, който вече е запомнен при предишно осчетоводяване, то когато курсорът се намира в полето “Контрагент” трябва да натиснем клавиш F1 или бутона след това поле. Като резултат се появява списък от запомнените досега контрагенти и ние можем да изберем от него, този който ни е необходим. Така спестяваме досадно въвеждане и намаляваме вероятността за грешки.

5. Вид на документа

Предназначението на това поле е в счетоводния запис да бъде отразен осчетоводяваният първичен счетоводен документ. В ЕкспертНТ е заложена таблица, в която са записани най-често използваните в практиката първични счетоводни документи. Таблицата с включените видове документи може да бъде изведена на екрана като се освети полето и се натисне Alt и или след натискане с мишката върху полето. Появява се меню, съдържащо набор от различни видове документи.


Счетоводителят може да подбере подходящия за него документ като освети съответното поле и натисне Enter. Менюто изчезва и срещу текста "Вид документ" в полерто (5) на основния екран се изписва избрания документ. Ако използваният от счетоводителя документ е различен от посочените в таблицата и не може да бъде подбран от включените в нея такъв, то счетоводителят може да добави в таблицата друг вид документ.

Това може да стане по два начина: чрез функцията "Подготовка" по описания в по-горе начин; директно - в процеса на счетоводния запис. Това се извършва по следния начин: Извежда се менюто с видовете счетоводни документи. Осветява се полето "Друг документ". Натиска се Enter. Появява се диалогов прозорец със заглавен ред: Въведете текст на елемента:. Чрез клавиатурата въвеждаме името на новия вид документ. Натискаме Enter. Въведеното име едновременно се включва в таблицата с видовете документи и заема мястото си на екрана.

6. Номер

В това поле се записва номерът на документа (на първичния счетоводен документ). Когато курсорът се намира в полето 6, чрез клавиатурата се въвежда номер на документа. Натиска се Enter. Номерът е въведен на екрана.

Ако става въпрос за документ "Фактура", достатъчно е да бъдат въведени само значещите цифри от номера на фактурата и програмата го запълва до 10 знака с водещи нули отпред.

7. Дата

В полето 7 се записва датата, на която е издаден първичният счетоводен документ. По премълчаване се предлага датата към момента на завеждане на документа. Ако предложената дата съвпада с датата на първичния счетоводен документ, тогава поле 7 се прескача и датата е потвърдена. Ако датата на първичния счетоводен документ е различна от тази в полето 7, тогава когато курсорът се намира в полето 7, чрез клавиатурата се въвежда дата.

Изписват се по две цифри за деня, месеца и годината. Използването на нецифров клавиш предизвиква съобщние за грешка.

Най-лесно датата може да се въведе като се натисне бутона “Календар”, който се намира непосредствено след полето на датата. Това предизвиква появата на месечен калаендар, от който желаната дата може да бъде избрана.

8. Папка

В поле 8 се отразява папката (класификатора, регистъра, журнала, номерираният комплект от мемориални ордери и пр.), в които счетоводителят описва (завежда, инвентаризира) съответните първични счетоводни документи. В ЕкспертНТ е заложена таблица, която съдржа имената на използваните папки. Таблицата с папки може да бъде изведена на екрана като се освети полето и се натисне Alt и или след натискане с мишката върху полето. Появява се меню, съдържащо набор от различни папки.

Счетоводителят може да подбере желаната папка като освети съответното поле и натисне Enter. Менюто изчезва и под текста "Папка" в полето (8) се изписва избраната папка. Ако използваният от счетоводителя папка е различна от посочените в таблицата и не може да бъде подбран от включените в нея, то той може да добави нова папка в таблицата като избере елемента “Друга папка” и въведе името на новата папка.

9. Номер в папката

В поле 9 се отразява поредния номер, по който обработваният първичен счетоводен документ е заведен в папката (в журнала, регистъра и т.н.). Полето се въвежда чрез клавиатурата, когато курсорът се намира в него. Максимално допустимият брой знаци е 6.

ЗАБЕЛЕЖКА: Тук се въвежда не първичният номер на документа, а номерът, под който той е заведен в папката. Този номер трябва да бъде уникален в рамките на папката.

10. Дата

В поле 10 се попълва датата, на която първичния счетоводен документ е заведен под съответния номер в папката. Ако тази дата съвпада с предложената по премълчаване, тя се потвърждава чрез натискане на Enter или чрез подминаване на полето. Ако датата е различна, тя се въвежда както датата от поле 7.

ВНИМАНИЕ: Полетата 5, 6, 7, 8 и 9 са фактическият идентификатор на завеждания документ в счетоводната система. Затова те следва да се въвеждат внимателно и точно.

11. Пореден номер на операцията

Полето 11 отразява поредния номер на операцията(статията), която се извършва със съответния първичен документ. ЕкспертНТ не ограничава броя на операциите към един счетоводен запис и ги номерира автоматично. Въвеждането на следваща операция към един счетоводен запис става след натискане на бутона "Запис статия". След като всички полета в горната част на екрана са попълнени коректно, ЕкспертНТ автоматично преминава към полетата на счетоводните операции. В полето 11 вместо 0-та се появява 1, което ще рече, че се преминава към първа операция(статия) по този първичен счетоводен документ.

ВНИМАНИЕ: Наред с казаното, смяната на значенията на полето 11 - 0 или 1 има следното принципно значение: Ако полето е 0, това означава, че светещият курсор може да се движи свободно в горната част на екрана (документа). Ако значението на полето е 1 или по-голямо, това означава, че могат да се осветяват полетата в долната част на екрана.

Следователно, ако се намираме в долната част на екрана и искаме да внесем поправки в направените записи по полетата в горната част на екрана трябва да осветим полето 11, да го направим 0 чрез натискане на Enter и тогава можем да преминем в горната част на екрана, за да направим необходимите ни поправки. Същото може да се получи и като се натисне бутона след номера на операцията(когато сочи нагоре).

След извършването на поправките можем да отидем директно на полето 11, натискайки клавиша End от клавиатурата.

12. Описание на операцията

Това поле дава възможност кратко (до 36 знака) да се опише извършваната операция. В рамките на тези знаци могат да се въвеждат цифри, текст и пр. Въвеждането на информацията в полето 12 става, когато курсорът се намира в него. Като се използва клавиатурата, се въвежда кратко описание на операцията. Натиска се Enter. Автоматично от системата се запълва полето с въведен текст. Ако името на счетоводната операция се среща често при осчетоводяването на документите, то целесъобразно е това име да се запише в базата данни на системата и седващия път вместо да се набира отново от клавиатурата да се избере от списък. Записването на името и показването на списък от имената на статиите се извършва с двата бутона следващи непосредствено името на статията.

13, 14, 15, 16. Осчетоводяване на съответната информация чрез извършване на необходимите записи по дебита и по кредита

Ако искаме да дебитираме съответната сметка, позиционираме курсора в полета за дебитиране. Ако сме решили предварително по коя сметка да направим дебитирането, чрез клавиатурата въвеждаме нейния номер. Натискаме Enter. Сметката е въведена.

Ако не сме решили по коя сметка точно да извършим дебитирането, можем да извикаме на екран съответния раздел сметки. Например достатъчно е да въведем чрез клавиатурата числото 3, да натиснем Enter и на екрана се появяват всички сметки от индивидуалния сметкоплан, започващи с цифрата 3. След като ги прегледаме и изберем подходящата, преместваме светещия курсор върху нея, натискаме Enter и нейния номер е въведен на съответното поле.

Курсорът автоматично скача в полето за дебит стойност. Чрез клавиатурата въвеждаме стойността, с която се дебитира съответната сметка. Натискаме Enter. Стойността е записана върху екрана.

Освен въвеждането на съответната стойност може да се въведе аритметичен израз в който участват символите:
  • "*" и "/" - т.е. умножение и деление;
  • "Д" и "К" - т.е. стойността на Дебита и Кредита съответно;
  • "#" - т.е. последно въведено число.
По същия начин се извършват и операциите по кредитирането - съответно в полетата за кредитиране.

ВНИМАНИЕ: Общата сума по дебита и общата сума по кредита трябва да бъдат равни. В противен случай ЕкспертНТ ще откаже записа. Осчетоводяване на операцията може да започне както от страната на дебита, така и от страната на кредита. След като са въведени стойностите по едната страна (дебита или кредита) и се премине към осчетоводяване на стойностите на другата страна, ЕкспертНТ предлага и някои улеснения свързани с т.нар. "Стойности по премълчаване".

Ако например сме направили записа по дебита и започваме да правим записа по кредита, след като запишем номера на съответната сметка и осветим полето, в което следва да се въведе съответната стойност, натискайки Enter, можем да въведем тази стойност по вече описания начин. Но имаме възможност да съкратим въвеждането като натиснем Enter и по този начин приемем стойността, която изравнява дебита и кредита.