Практически пример на осчетоводяване и изписване на материали
Изходни данни
Необходимо е да се заведе на отчет, а след това да се изпише определено количество тухли, необходими за изграждането на строителен обект с изпълнител фирма "Х", а именно:
- към момента на въвеждането на автоматизираната система съответната фирма "Х" разполага с наличности - 15000 бр. тухли четворки заприходени по цена 3,50 лв;
- след време са закупени още 20000 тухли от същия вид при цена 7 лв на брой;
- следва изписване на 25000 тухли.
- Методът на изписване е по средно претеглена цена.
Изпълняват се следните процедури
1. Необходимо е да се създаде аналитична сметка например сметка "Строителни материали" към аналитична сметка 302.
Това става по следния начин:
- курсорът се поставя на елемента “Сметкоплан” от менюто "Подготовка" в основното меню. Натиска се Enter.
- Появява се прозорец, съдържащ синтетичните сметки на сметкоплана;
- в нашият случай маркираме 302 (номерът на синтетичната сметка, към която искаме да създадем аналитична). Натискаме бутона “Избор”;
- показва се форма, съдържаща данните на синтетичната сметка 302. Придвижваме курсора в полето "Номер на ан.подметка". Изписваме 302.1 и натискаме Enter;
- курсорът скача в полето "Име на аналитична подсметка". Чрез клавиатурата въвеждаме "Строителни материали". Натискаме Enter;
- придвижваме курсора до бутона "Добави АС" и натискаме Enter. Аналитичната сметка е записана и се появява в списъка под бутона на първо място.
2. Към създадената аналитична сметка "Строителни материали" можем да създадем друга аналитична сметка например "Тухли".
Това става по следния начин:
- от списъка избираме елемента "Строителни материали" чрез двойно натискане върху него. Появява се прозорец, съдържащ данните на аналитичната сметка 302.1;
- придвижваме курсора до полето "Номер АС". Чрез клавиатурата въвеждаме "302.1.1". Натискаме Enter;
- курсорът скача в полето "Име на аналитична сметка". Чрез клавиатурата въвеждаме "Тухли". Натискаме Enter;
- придвижваме курсора до бутона "Добави". Натискаме Enter.
- Аналитичната сметка е записана и се появява в списъка на първо място.
3. Въвеждане показатели на аналитичната сметка.
- натискаме два пъти върху новата аналитична сметка “Тухли”. Появява се прозорец, съдържащ данните на аналитичната сметка 302.1.1;
- ако искахме да създадем нова аналитична подсметка на 302.1.1 можем да го направим както по-горе.
- Нашата цел обаче е да създадем показатели, а не подсметка и затова натискаме бутона “Добави показатели”;
- появява се форма “Показатели на аналитична сметка”;
- курсорът е позициониран в полето "Типови показатели от шаблони";
- отваряме полето като натискаме бутона със стрелка надолу. Появява се помощно меню.
- Осветяваме полето "Material.pok" в помощното меню. Натиска се Enter.
- Освен предложените аналитични показатели по аналитичната сметка счетоводителят може да добави и други, които са му необходими за по-добро аналитично отчитане на материалните запаси или да премахне някои от предложените показатели, които сметне, че са излишни. Това може да стане по описания в глава първа начин.
- Преди да се запишат показателите е необходимо да се избере метода на натрупване. В нашият случай избираме "По аналитична сметка".
- Изборът "По партида" означава, че изчисляването на среднопретеглената цена няма да става в рамките на аналитична сметка като цяло, а за конкретните партиди в нея по отделно. В този случай партидите се разграничават по значението на показателите КОД или ИМЕ. Аналитичната сметка с включени в нея показатели за аналитичност е готова;
- натиска се клавиша Enter, което премества курсора в полето на бутоните. Натиска се бутона "Запис".
4. Въвеждане на началните салда
Необходимо е да се направи следното:
- осветява се полето "Подготовка" от главното меню. Натиска се Enter;
- появява се меню. Осветява се полето "Начални салда". Натиска се Enter;
- появява се познатия от глава първа екран "Месечни салда";
- в полето "По сметка" се изписва номера на сметката, на която ще въвеждаме началните салда (302). Ако вече са въвеждани начални салда, то те се изписват в съответните полета; натискаме бутона "Добавяне";
- изписва се аналитичната сметка "Строителни материали". Осветяваме я и натискаме Enter;
- появява се аналитичната сметка "Тухли". Осветяваме я и натискаме Enter;
- появява се менюто с аналитичните показатели към аналитичната сметка. Последователно въвеждаме необходимата информация по отделните показатели на аналитичната сметка, осветявайки съответното поле, въвеждайки чрез клавиатурата съответната информация и натискайки Enter. На полета ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО въвеждаме съответно 3,50 (лв) и 15000 (бр.);
- потвърждаването на въведените показатели се прави чрез натискане на бутона "Запис";
- стойността на наличностите към момента на преминаването на осчетоводяване чрез системата ЕкспертНТ в размер на 52500 лв е въведена като съдържание на аналитичната сметка и включена в синтетичната.
- натиска се клавиша Esc, което премества курсора в полето на бутоните. Натиска се бутона "Запис".
ЗАБЕЛЕЖКА: Както беше посочено по-горе, за съответствие между стойнос–тите по синтетични и аналитични сметки, същата стойност следва да се въведе и като начално дебитно салдо към съответния месец;
5. Заприходяване на новозакупени материални запаси (20000 бр. тухли по 7 лв). Това става по следния начин:
- осветява се полето "Счетоводни записи" в главното меню. Натиска се Enter;
- появява се меню. Осветява се полето "Счетоводен запис". Натиска се Enter;
- появява се познатия ни екран от счетоводните записи (виж глава втора). Попълват се съответните реквизити по първичния документ, така както беше описано по-горе;
- предмет на разглежданата тема е дебитирането на сметка 302.
- Когато съответното поле бъде осветено и се натисне Enter, а след това се въведе номер на синтетичната сметка 302 на екрана се изписва наименованието на аналитичната сметка на първо равнище: "Строителни материали". След като тя бъде осветена и се натисне Enter се появява аналитичната сметка "Тухли". След нейното осветяване и натискането на Enter се появява менюто с аналитичните показатели;
- попълваме съответните значения на аналитичните показатели по познатия начин, в това число въвеждаме и значенията на цена и количество на заприходяваните нови материални запаси, съответно 7 (лв) и 20000 (бр.);
- потвърждаването на въведените показатели се прави чрез натискане на бутона "Запис";
- продължаваме счетоводния запис с кредитирането на съответната сметка и след това записваме извършената операция по описания в глава втора начин.
6. Изписване на 25000 бр. тухли
- осветява се полето "Счетоводни записи" в главното меню. Натиска се Enter;
- появява се меню. Осветява се полето "Счетоводен запис". Натиска се Enter;
- появява се познатия ни екран от счетоводните записи (виж глава втора). Попълват се съответните реквизити по първичния документ, така както беше описано по-горе;
- предмет на разглежданата тема този път е кредитирането на сметка 302. Когато съответното поле бъде осветено и се натисне Enter, а след това се въведе номер на синтетичната сметка 302, на екрана се изписва наименованието на аналитичната сметка на първо равнище: "Строителни материали". След като тя бъде осветена и се натисне Enter, се появява аналитичната сметка "Тухли". След нейното осветяване и натискането на Enter се появява форма с полета за аналитичните показатели и списък на наличностите по избраната аналитична сметка. Избираме реда с наличните тухли, който в нашия случай съдържа общото количество на тухлите и средно претеглената цена (съответно количество 35000 и средно претеглена цена 5,50);
- натиска се бутона “Избор”.
- Системата ни подканя да зададем количеството, което искаме да изпишем чрез съобщението "Въведете стойност на поле КОЛИЧЕСТВО".
- Чрез клавиатурата се въвежда количеството на изписваните материали: 25000 и се натиска Enter;
- завършваме счетоводния запис и след това записваме извършената операция по познатият ни и описан в глава втора начин.
С това всички операции по разглеждания от нас пример са завършени.