Периодичност
В ЕкспертНТ е възприето месечно водене на счетоводните записи. Това означава, че за всеки месец се поддържа собствена група от информационни файлове, в които се правят счетоводните записи и справки. Потребителят има възможност да преминава от един месец в друг, да открива нови месеци, да прави корекции, записи и справки в тях и да ги приключва. ЕкспертНТ прави разлика между текущ календарен месец и активен месец за счетоводни записи и справки. Текущият календарен месец се определя от датата на компютъра, докато активния месец се определя от потребителя на системата.
В началото на внедряването на ЕкспертНТ текущия календарен месец става активен месец и всички счетоводни записвания се правят в неговите информационни бази. Възможно е създаване на нов активен месец, който да следва непосредствено последния активен месец. Това се осъществява чрез функцията "Нов месец". След създаване на нов месец, той се превръща в активен и всички записи започват да се правят в него. Възможно е откриване на нов месец още преди да е направено приключване на текущия месец. В този случай, потребителят може да се връща в стария месец, да направи някои изостанали счетоводни записи и да го приключи.
За всяка година, в която ЕкспертНТ работи се създава работна поддиректория на инсталационната директория на системата. Името на директорията е GODgggg, където gggg е номера на годината. Например GOD2003 е директорията на 2003 година. В нея се разполагат всички работни файлове на ЕкспертНТ за тази година(месечни и годишни).
Имената на месечните файлове се формират от четири знакова мнемонична част и два знака цифрова част, означаваща месеца, за който се отнасят. (Например 06 е цифровата част на файловете за месец юни).
Месечните файлове са четири: SZAPmm (файл на първичните документи), OPERmm (файл на счетоводните операции), IZPIgg (файл на движенията по аналитичните сметки), ANALmm (файл за наличностите по аналитичните сметки).
Месечните информационни файлове могат да са разположени върху твърдия диск в работната директория на ЕкспертНТ или да бъдат архивирани на сменяеми дискети. Ако месечните информационни файлове се намират в работната директория на ЕкспертНТ, те могат да се направят активни по желание на потребителя и да се правят справки или корекции в тях.
В рамките на една година връзката между месечните информационни файлове се осъществява чрез месечните салда по сметки от сметкоплана и чрез месечните справки-декларации по ДДС. На тази основа са възможни и годишните справки. Имената на годишните файлове се формират само от знакова мнемонична част на файла.
ЕкспертНТ поддържа четири годишни файлове:
- SALDA.dbf (файл с месечните салда),
- NDDS.fct (файл с месечните справки-декларации по ДДС)
- STATUS.fct (файл за състоянието на месечните информационни файлове)
- AMOR.fct (файл с амортизациите).
Нов месец
Функцията "Нов месец" създава празни информационни файлове за месеца, който следва. Тя създава и нов файл за наличностите по аналитични сметки, като прехвърля всички ненулеви наличности от стария месец. След създаването на празните месечни файлове, ЕкспертНТ прави активен новия месец. Всички счетоводни записи и справки след извикването на функцията ще се правят в новия месец.
Функцията "Нов месец" може да се изпълни още преди приключване на стария месец. Тъй като след нейното активиране системата прави автоматично последния месец активен, то за да се премине в неприключен месец е необходимо да се използва функцията "Друг месец".
Функцията "Нов месец" може да създаде нов месец само ако той следва последния създаден месец. За да се създаде нов месец в миналото е необходимо да се използва функцията "Друг месец" чрез натискането на бутон “Нов начален месец”.
Друг месец
Функцията "Друг месец" прави активен някой друг от съществуващите месеци в директорията на ЕкспертНТ. След избора на функцията ЕкспертНТ визуализира меню с месеците на годините, в които е работено и предлага избор на нов активен месец. След изпълнение на функцията "Друг месец", избрания месец става активен и е възможно да се правят справки, корекции и нови счетоводни записи в него. Трябва да се има предвид, че ако се правят корекции или нови записи, които се отразяват на следващите месеци е необходимо да се направи ново приключване на активния месец и да се изпълни функцията "Реорганизация" в слдващия месец. Това ще пренесе направените корекции и в следващия месец.
Когато даден месец се маркира, но той още не е направи активен е възможно той да се инициализира. Това означава, че записите направени в него ще бъдат изтрити и в него ще има наличности и салда само от предходния месец. Това може да се направи, като натиснете битон “Инициализация” от формата “Избор на месец”.
В този случай системата издава предупредително съобщение и иска потвърждението за инициализация на информационни файлове за него. При утвърдителен отговор ЕкспертНТ създава празни файлове за указания месец и го прави активен. Тази операция се прави рядко, но понякога е за предпочитане вместо да се изтриват много записи поотделно.
Ако натиснете бутон “Нов начален мсец” от формата “Избор на месец” ще се създаде празен месец преди първия в списъка от месеци. По този начин е възможно въвеждане на данни и за месеците преди въвеждане на ЕкспертНТ в експлоатация.
Нова година
Функцията "Нова година" изпълнява същите процедури както функцията "Нов месец", като допълнително създава и запълва годишните файлове за годината, която следва текущата. Създават се файловете SALDA, DDS и AMOR. Във файла SALDA се записват началните салда за месец януари на новата година и затова преди изпълнение на функцията "Нова година" е необходимо да се направи приключване на месец декември. Разбира се, възможно е откриване на нова година без да е приключен месец декември, като приключването му се отложи за по-късно. В този случай по-късно трябва да се използва функцията "Друг месец " за да се направи активен месец декември и се направи приключване.