Някои специфични записи

1. Записи по транзитни сметки

Записът се извършва при следната процедура: след като се въведе номер на транзитната сметка по дебита например сметка 601 и се въведе стойността, с която тази сметка се дебитира, на екрана се появява прозорец със заглавие:

Въведете номер на сметка направление за разход Чрез клавиатурата се въвежда съответната сметка (например 614). Натиска се Enter. автоматично кредитира сметка 601 (Разходи за материали) със съответната сума; автоматично дебитира сметка 614 (Разходи за организация и управление) със същата сума; остава да се попълни полето на съответната сметка, която следва да бъде кредитирана. Нейният номер се въвежда по познатия начин.

ЗАБЕЛЕЖКА: За по-голямо удобство, когато операцията предполага преминаване през транзитна сметка, записите се появяват на един общ екран. Това е специфичен случай, при който екранът представя визуална информация за повече от една операция. Затова по дебита и по кредита има едновременно повече от едно записване. Но по същество няма противоречие с посоченото ограничение в параграфа.

2. Счетоводни записи по аналитични сметки

Процедурите са същите докато се влезе в полето, в което следва да бъде въведен номерът на синтетичната сметка, към която са разкрити аналитични сметки.

След като се въведе чрез клавиатурата номерът на съответната синтетична сметка и се натисне Enter, на екрана се появяват съответните аналитични сметки към тази синтетична сметка. Осветява се желаната аналитична сметка. Натиска се Enter. Ако има следващо равнище на аналитичност, на екрана се изписват аналитичните сметки на това равнище. Осветява се желаната от тях. Натиска се Enter.

Когато се достигне последното ниво на аналитичност, в зависимост от типа на синтетичната сметка от текущата позиция, ЕкспертНТ има две възможности за действие: заприходяване и изписване. Активните сметки се заприходяват по дебита и се изписват по кредита, пасивните сметки – обратно, а активно-пасивните се заприходяват и по дебита и по кредита.

Когато трябва да се заприходява, ЕкспертНТ показва форма с аналитичните показатели по съответната аналитична сметка. Лявата част на формата съдържа имената на показателите и тяхните текущи стойности. Дясната част служи за въвеждане на стойността на текущия показател от списъка в лявата част. Стойността може да се въведе чрез клавиатурата или да се избере от таблица (ако дадения показател е кодиран с кодова таблица). Аналитичните показатели са тези, които сме заложили на етапа "Подготовка". Разрядността (тя е означена със звездички на появилия се екран) е също такава, каквато сме заложили.

Попълването на аналитичните показатели става по следния начин:

• осветява се най-горното поле (на което е изписано напр. "Код").
• Курсорът скача в полето “Нова стойност на текущия ред”.
• Въвежда се текст, число или дата. Натискаме Enter.
• Въведеният текст се записва като стойност на текущия показател.
• Осветява е следващото поле, което става текущо. Въвеждаме и неговата стойност и натискаме Enter.
• Ако текущият показател е кодиран, то стойностите на кодовата му таблица се показват в полето “Нов елемент на текущия ред” и вместо въвеждане на стойността му чрез клавиатурата се прави избор от предложения списък.

Така операциите продължават до попълването на всички редове.

ВНИМАНИЕ: Задължително следва да се попълнят полетата КОЛИЧЕСТВО, ЦЕНА, СТОЙНОСТ. Още при съставянето на аналитичните сметки тези показатели следва да бъдат заложени в аналитичната сметка при това задължително с главни букви. Полето "СТОЙНОСТ" е алтернатива на полетата ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО. Ако е избран варианта ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО, стойността се получава като произведение между цената и количеството.

Когато трябва да се изписва, ЕкспертНТ показва форма за избор на аналитична наличност, от която трябва да се изписва. Тази форма се състои от две части: таблица със списък от наличности и част за задаване на условие за ограничаване на броя на редовете от тази таблица. Последното е полезно в случаите, когато има много партиди по дадената аналитична сметка и намирането на желаната партида е затруднено. Тогава може да се зададе условие върху стойностите на показателите на аналитичната сметка и в таблицата да останат само тези наличности, които го удовлетворяват.

След избора на аналитичната наличност, от която да се изписва, ЕкспертНТ показва прозорец за указване на стойност или количество за изписване. По премълчаване се задава цялата стойност или количество. Ако се зададе по-голяма стойност от предложената, ЕкспертНТ показва съобщение за грешка и подканва за ново въвеждане. Ако стойността е в границите на наличното – изписването се осъществява и на формата “Счетоводен запис” се появява стойността на изписаното.