Документация. ЕкспертНТ. Универсална счетоводна програма

ЕкспертНТ меню


Работа с направените записи


ЗА ВСЕКИ СЧЕТОВОДЕН МЕСЕЦ ЕкспертНТ дава много добри възможности на счетоводителя да работи с вече направените записи: да направи преглед, да внесе изменение във вече направения запис, да изтрие цял запис, да направи преглед на движението по отделна сметка.

Търсене и преглед

Предназначението на тази функция е да се изведе на екран някоя от направените счетоводни записи. Тя дава възможност на счетоводителя да се запознае със съдържанието на всеки от тях, като го избере от таблицата, в която записите са подредени в последователността, в която те са направени.

Функцията "Търсене и п реглед" действа по следния начин: От главното меню се осветява полето "Счетоводни записи". Натиска се Enter. Осветява се полето "Търсене и преглед". Натиска се Enter. Появява се форма “Задаване условие за търсене на счетоводни записи”, която се състои от две части: полета за задаване на условие за търсене и таблица с документите удовлетворили условието за търсене.

Първоначално в таблицата се намират всички съставени до момента счетоводни записи. Чрез осветяване на конкретен документ и натискане на бутона “Избор” на екрана се появява форма със запълнени полета, отразяващи съдържанието на избрания документ.

Ако броя на документите е по-голям, то техния списък се появява по страници. Преминаването към следваща или предишна страница се извършва чрез натискане на вертикалния плъзгач на таблицата в съответната посока или чрез натискане на бутоните от навигатора на таблицата. Чрез натискане на бутона Еnd е възможно да се визуализира последната страница от списъка, а чрез Home - първата страница.

Ако счетоводителят желае да намери конкретен документ, то той трябва да зададе условие върху стойностите на полетата от документа. Това става като се избере съответното поле от формата и се въведе стойността, която той би желал да фигурира в търсения документ. Възможно е задаване на стойности на повече от едно поле. След натискане на Enter, ЕкспертНТ търси онези документи, които удовлетворяват зададеното условие за търсене и актуализира списъка на документите удовлетворили условието. Обикновено този списък е значително по-малък от направените до този момент счетоводни записи и затова изборът на желания документ е по-лесен.

Ако счетоводителят желае да намери конкретна операция по нейното име или по сметките и стойностите, които участват в нея, трябва да се зададе условие за търсене, като се въведат стойностите на полетата, определящи операцията. Ако операцията се търси по поле "Сума дебит" или "Сума кредит" системата изисква да се въведе освен стойността V и операцията за сравнение. Ако се търси конкретна сума, потвърдете стойността по премълчаване за сравнението(=). Ако се търсят операции със стойности по-голями от указаната, трябва да се зададе операция “>”. За стойности по-малки от указаната, изберете “<”.

Изменение

Изменение във вече избран от таблицата запис може да бъде направено по следния начин:

След избор на документа се появява базовият екран за счетоводни записи със запълнени полета, отразяващи съдържанието на записа, който ще бъде променен. Ако някоя синтетична сметка има аналитична подсметка, то стойностите на показателите й могат да се видят като се позиционира курсора върху полето на аналитичната сметка и се натисне Enter или левия бутон на мишката. Ако това действително е желания обект, системата дава възможност за промяна на стойностите, намиращи се в полетата на записа. Това става по следния начин:

Осветява се полето, чието значение искаме да променим. Въвеждането на новата стойност се извършва аналогично на запълването на полетата при съставянето на нов счетоводен запис по описания в параграф "Счетоводни записи" начин. След извършване на желаните корекции, изменението се потвърждава чрез натискане на бутон “Изменение на документ”. Ако искаме да изменим полетата от контировката на документа, то чрез прелистване на статиите предварително трябва да намерим желаната статия от документа. След това тази статия трябва да бъде отворена чрез бутона за изменение на статия. Тогава вече може да се правят корекции в контировката. След извършване на желаните корекции, изменението се потвърждава чрез натискане на бутон “Изменение на документ”.

Ако това не е обектът, който желаем да изменим, след натискане на бутона "Друг документ" на екрана отново се появява таблицата със счетоводните записи, от която чрез позициониране на курсора да изберем друг документ.

Изтриване

След изборът на даден документ и показването му на екрана, той може да бъде изтрит чрез натискане на бутона “Изтриване на документ”. Възможно е и изтриване на текущата счетоводна статия(операция), чрез батискане на бутона “Изтриване на текущата счетоводна статия”. Ако счетоводния документ, за който е направена изтритата операция има само една операция, изтрива се и записа за самия счетоводен документ.

Опис на документи по хронология

Докато описаната по-горе функция извежда на екран само един счетоводен запис и то във вида, в който той е направен, то тази функция позволява счетоводните записи да бъдат проследени по хронология, като изведе на екран информация съдържаща: вида на документа, номера, датата на осчетоводяването му, мемориалния му ордер, номера в папката, краткото описание на операцията, името на изпълнителя и получателя. Представени са съответните кредитирани и дебитирани сметки и размерът на кредита и дебита.

За получаване на справката е достатъчно да се натисне бутона “Описи” от формата ”Задаване на условие за търсене на счетоводни записи”. В справката участват само документи удовлетворили условието за търсене. Ако не е поставено условие, печатат се всички документи от текущия месец в реда на тяхното записване.

Печат на намерените документи

Друга форма на печат на намерените документи се получава като се натисне бутона “Печат” от формата ”Задаване на условие за търсене на счетоводни записи”. За разлика от описите тук документите се печатат в табличен вид. Отново в справката участват само документи удовлетворили условието за търсене. Ако не е поставено условие, печатат се всички документи от текущия месец в реда на тяхното записване.

Запис във файл

Функцията позволява да се направи запис във файл на всички документи, които са удовлетворили условието за търсене. Файлът има разширение “cpy” и е записан в текстов формат. Той може да се използва за пренос и обобщаване на данни в друга версия на ЕкпертНТ, която е инсталирана в друг компютър.

За създаване на файла е достатъчно да се натисне бутона “Файл” от формата ”Задаване на условие за търсене на счетоводни записи”. Във файла се включват само документи удовлетворили условието за търсене. Ако не е поставено условие, записват се всички документи от текущия месец в реда на тяхното записване.

Обобщаване на записи

Функцията позволява да се включат в активния месец записите от “cpy” файл направени от функцията “Запис във файл”. Необходимо е да се избере файл от диалогов прозорец за избор на файл. След избора се показват данни идентифициращи файла. Ако данните не съответстват на текущата фирма, обобщаването може да бъде отказано. При потвърждение, счетоводните записи се включват в текущия месец, като се издава съобщение, указващо броя на прочетените и броя на заисаните документи.

Чрез двойката функции "Копиране" и "Обобщаване" може да се имитира и работа в мрежа. Това е полезно в случаите, когато вашето счетоводство разполага с няколко компютъра, които са разположени физически на различни места. Тогава работата може да бъде разпределена на отделните компютри, а накрая на работното време счетоводните записи направени върху тях да се обединят.

При този начин на работа трябва да се спазва следната процедура:
  • единия от компютрите се обявява за "компютър-майка", а останалите - за "компютри-станции";
  • сметкопланът, кодовите таблици и началните салда се подготвят на "компютъра-майка" и се пренасят върху станциите съответно чрез архивиране на текущия месец от "компютъра-майка" и възстановяването му върху всички станции;
  • върху станциите се въвеждат различни счетоводни документи. На края на работното време чрез функцията
  • върху станциите се създават файлове с разширение CPY, които съдържат направените през деня счетоводни записи.
  • Преди натискане на бутона “Файл” е необходимо да се въведе ограничение за търсените документи да бъдат с дата на регистрация равна на текущия ден.
  • Така ЕкспертНТ копира всички записи от указания ден;
  • файловете се пренасят върху "компютъра-майка" един по един. Те се обединяват със съществуващите записи, чрез функцията "Обобщаване".
След избора на функцията и на файла за опбобщаване, ЕкспертНТ визуализира меню, съдържащо паспортните данни на избрания файл и изисква потвърждаване на операцията; след обединение на всички записи от станциите върху "компютъра-майка", се прави ново архивиране на целия текущ месец. Полученият архивен файл се разнася отново по всички станции.

Сметка номер

Тази функция позволява да бъдат прегледани всички записи направени за съответна сметка. За целта се извършват следните действия:

От главното меню се осветява полето "Счетоводни записи". Натиска се Enter. Появява се помощно меню. Чрез позициониране на светещия курсор се избира функцията "Сметка номер". Появява се прозорец със заглавен текст: "Справка за операциите по сметка".

Необходимо е да се укаже номера на синтетичната сметка, номера на аналитичната сметка(по желание), включване на кореспондиращите сметки в справката и начална и крайна дата за документите. По премълчаване се предлагат дати от началото на месеца до текущата дата. Ако се въведат други дати, системата ще включи в справката само тези записи, които са направени в посочения интервал.

След потвърждаване на всички параметри на справката, на екрана се появяват идентификаторите на тези счетоводни записи, които имат записани стойности в дебита или кредита на избраната сметка, размерът на тези стойности и краткото описание на операцията.

Сводка по сметка

Функцията "Сводка по сметка" дава възможност да се направи справка за всички кореспондиращи сметки на указана сметка от указана папка или от всички папки. Възможно е да се направи и сводка само за определен номер на документ. По премълчаване периода на сводката по сметка обхваща целият активен месец, но счетоводителят може да определи друг интервал на справката. Стойностите на кореспондиращите сметки в справката "Сводка по сметка" са сводирани (сумирани).

След избора на функцията "Сводка по сметка" системата визуализира диалогов прозорец. Необходимо е да се въведат само онези параметри на справката, които ви интересуват.

В резултат от изпълнение на функцията се появява исканата справка, която може да се види на екрана, да се разпечати на принтер или да се запише в текстов файл.

Несъответствие

ЕкспертНТ позволява да се търсят определени несъответствия във вече направените счетоводни записи. Това е особено полезно за откриване на направени грешки. За тази цел се използва функцията "Несъответствие".

След избора на функцията системата изисква да се въведе точност за търсене на несъвпадението. По премълчаване се предлага точност 0.01. Тази стойност се използва за критерий на несъвпадение в заложените методи.

Системата търси несъвпадения в следните случаи:
  • несъвпадение между дебит и кредит;
  • неправилно изчислен данък добавена стойност;
  • несъвпадение между аналитично и синтетично ниво;
  • едновременно използване на сметки 4531 и 4532 в една и съща операция.
При откриване на несъвпадение системата визуализира намерения документ и издава съобщение за типа и стойността на несъвпадението. Потребителят има възможност да продължи с търсенето на нови несъвпадения, да прекрати изпълнението на функцията или да направи "Изменение". Функцията приключва работата си със съобщение за брой прочетени и брой несъответни документи.