Документация. ЕкспертНТ. Универсална счетоводна програма

ЕкспертНТ меню

Аналитични сметки


Възможността да се разкриват различни аналитични сметки и да се оперира с тях е измерител за качествата на един програмен счетоводен продукт и богатство за една счетоводна система. ЕкспертНТ дава неограничени възможности за изграждане на аналитични сметки, както в ширина, така и в дълбочина, т.е. позволява неограничен брой равнища на аналитичност, както и неограничен брой аналитични сметки на дадено равнище на аналитичност.

Във всички случаи, обаче, на най-долното ниво в йерархията на аналитичните сметки трябва да се изгради таблица с аналитични показатели, които отразяват количествените и качествени характеристики на всяка аналитична сметка. Таблицата с аналитичните показатели може да се привърже и направо към синтетична сметка, когато няма нужда от аналитична разбивка.

Преди да се изгради тази структура на аналитичните сметки е необходима определена подготвителна работа. Една съществена част от тази работа е изграждането на кодовите таблици. Съставянето на кодови таблици и попълването им с елементите ще бъде разгледано по-късно.

Структуриране на аналитичните сметки

Както вече стана дума, едно от предимствата на ЕкспертНТ е, че дава възможност да се създават най-различни аналитични сметки, без ограничения на нивата на аналитичност и на броя на аналитичните сметки на съответното ниво. Към всяка една аналитична сметка могат да се привързват и такива аналитични показатели, каквито са необходими според преценката на съответния счетоводител.

Дейността на счетоводителя във връзка със създаването на аналитичната сметка може да бъде разделена на два етапа:
  • Включване на аналитичната сметка в сметкоплана.
  • Определяне на съответни аналитични показатели към аналитичната сметка.

Включване на нова аналитична сметка в сметкоплана

Начинът на създаване на аналитични сметки и включването им в сметкоплана ще илюстрираме със следния пример:
Към синтетична сметка 304 "Стоки" е необходимо да се създадат следните нива на аналитичност и аналитични сметки:
I-во ниво:
  • 304.1 склад No 1
  • 304.2 склад No 2
Към аналитична сметка 304.1 склад No 1 да се създаде следващо ниво на аналитичност:
II-ро ниво:
  • 304.1.1. обувки местно производство
  • 304.1.2. вносни обувки
Към аналитична сметка 304.1.2 вносни обувки се създава още едно ниво на аналитичност.
III-то ниво:
  • 304.1.2.1. мъжки обувки
  • 304.1.2.2. дамски обувки
  • 304.1.2.3. детски обувки

Вписването на тези сметки в сметкоплана може да стане по следния начин:
  • Kурсорът се поставя на елемента “Сметкоплан” от менюто "Подготовка" в основното меню. Натиска се Enter.

  • Появява се прозорец, съдържащ синтетичните смеки на сметкоплана;

  • Mаркира се желаната синтетична сметка или се натиска знака ‘+’ преди нея, ако съществува. Това означава, че синтетичната сметка има аналитични подсметки и натискането на знака ’+’ ще разкрие поредното ниво от тях. Това разкритие може да продължи до стигането на последното ниво или до показателите на последната аналитична сметка от йерархията. В нашият случай маркираме 304 (номерът на синтетичната сметка, към която искаме да създадем аналитична). Натискаме бутона “Избор”;

  • Показва се форма, съдържаща данните на синтетичната сметка 304. Придвижваме курсора в полето "Номер на ан.подсметка".

  • Изписваме 304.1 и натискаме Enter;

  • Курсорът скача в полето "Име на аналитична подсметка". Чрез клавиатурата въвеждаме "Склад No 1". Натискаме Enter;

  • Придвижваме курсора до бутона "Добави АС" и натискаме Enter.
Аналитичната сметка е записана и се появява в списъка под бутона на първо място.

За да въведем сметка 304.2 "Склад N.2" извършваме следните действия:
  • преместваме курсора до поле "Номер АС" и чрез клавиатурата въвеждаме 304.2 (номера на нова аналитична сметка от същото ниво). Натискаме Enter;

  • курсорът скача в полето "Име на аналитична сметка". Чрез клавиатурата въвеждаме "Склад No 2". Натискаме Enter;

  • придвижваме курсора до бутона "Добави АС”. Натискаме Enter.
Аналитичната сметка е записана и се появява в списъка на второ място. Вече са въведени аналитичните сметки на най-високото (I-во равнище).

За да въведем аналитичните сметки на второ ниво се действа по следната процедура:
  • позиционираме курсора от списъка върху сметка 304.1 и натискаме бутона “Избор на АС”;

  • показва се форма, съдържаща данните на аналитичната сметка 304.

  • Придвижваме курсора в полето "Номер на ан.подсметка". Изписваме 304.1.1 и натискаме Enter;

  • курсорът скача в полето "Име на аналитична подсметка". Чрез клавиатурата въвеждаме "Обувки местно производство". Натискаме Enter;

  • придвижваме курсора до бутона "Добави АС" и натискаме Enter.
Аналитичната сметка е записана и се появява в списъка под бутона на първо място; следват същите операции, като сега номера и името на аналитичната сметка е съответно 304.1.2 и Вносни обувки.

След това извършваме запис на сметката по познатия начин и продължаваме въвеждането на останалите сметки.

След изпълнението на посочените процедури аналитичните сметки към синтетична сметка 304 са записани в индивидуалния сметкоплан и затова можем да преминем към следващата операция, а именно към създаването на аналитични показатели към отделните аналитични сметки.

В този момент, ако прегледаме Сметкоплана, ще забележим, че пред току-що създадените нови аналитични сметки на различни аналитични нива, само пред тези, които са на последно ниво на аналитичност, стои знака "-", подсказващ, че още не сме приключили с втория етап по създаване на аналитична сметка.

Създаване на аналитични показатели по аналитичните сметки

Преминаваме към втората изключително важна поредица от процедури, свързана със създаването и конфигурирането на самата аналитична сметка, т.е. определяне на съответните аналитични показатели, които тя следва да съдържа.
Процедурите, които следва да бъдат извършени във връзка с това, са следните:
  • избират се последователно менюто "Подготовка" и елемента "Сметкоплан". Натиска се Enter.

  • Появява се познатият прозорец, съдържащ синтетичните смеки на сметкоплана;

  • поставяме курсора на полето "304 Стоки". Натискаме Enter.

  • На екрана се появява форма, съдържаща данните на синтетичната сметка 304, заедно със създадените от нас аналитични подсметки;

  • поставяме светещия курсор върху съответната аналитична сметка и натискаме Enter, като по такъв начин преминаваме към аналитичните сметки, намиращи се на следващо (по-долно) равнище на аналитичност, докато достигнем съответната аналитичната сметка на най-ниско равнище. Натискаме бутона “Добави показатели”.

  • Върху екрана се появява празна форма “Показатели на аналитична сметка”.
Екранът съдържа код и наименование на съответната аналитична сметка, както и таблица с шест колони, на които ще се спрем по-подробно:
  • първа колона - "код" (кратко наименование на аналитичния показател). В тази колона трябва да бъде въведен идентификаторът (кодът) на съответния показател, по който ЕкспертНТ ще го издирва и ще работи с него. Той трябва да съдържа не повече от десет знака и може да бъде както в текстов вид, така и в числов;

  • втора колона - дълго име на аналитичния показател. Обикновено предоставените десет знака за отразяване на краткото наименование (кода) на аналитичния показател от първата колона са достатъчни, за да може да се идентифицира показателя, т.е. да се работи с него. Понякога аналитичните показатели могат да имат и по-дълги имена, ето защо ЕкспертНТ позволява - в случай, че наименованието на аналитичния показател е по-дълго (до 37 знака), то да бъде изписано изцяло и без съкращение в тази колона.

    ВНИМАНИЕ: Изписването на дългото (разширеното) име на съответния аналитичен показател в колона втора не освобождава счетоводителя от задължението да попълни колона първа със съкратено име на съответния показател. Това е необходимо, защото както вече беше посочено, ЕкспертНТ работи с отделните показатели на базата на техния кодиран израз в колона първа.

    ПРИМЕР: Счетоводителят иска да заложи в аналитичната сметка аналитичен показател "Местонахождение". Тъй като това наименование е по-голямо от десет знака, то в колона първа следва да се запише в съкратен вид или със синоним, напр. – “Място” или др. подобно. Тогава в колона втора може да се изпише пълното име "Местонахождение" или още по-разширено, "Местонахождение-складове".

    ВАЖНО: В случай, че счетоводителят въведе разширено наименование на аналитичния показател, то в по-нататъшната си дейност с аналитичните сметки, той ще оперира с него. Ако въведе само код (съкратено) наименование и не въведе разширено наименование, то тогава при работата със съответната аналитична сметка този аналитичен показател ще бъде изписван в неговия съкратен (кодов) вид.

  • трета колона - "кодова таблица". Както вече стана дума, за по-голямо удобство в работата на счетоводителя отделните аналитични показатели могат да бъдат групирани в кодови таблици. По такъв начин счетоводителят не е длъжен да въвежда всеки път чрез клавиатурата наименованието на съответния елемент от таблицата, а извиквайки таблицата той може директно да избере всеки един от съдържащите се в нея елементи.

    ЕкспертНТ изисква таблиците, съдържащи различните елементи по отделен аналитичен показател, да бъдат подготвени предварително.

    При натискане на полето "Кодова таблица" се показва списък от наличните в ЕкспертНТ таблици. Изборът на една от тях създава връзка между показателя и таблицата.

  • четвърта колона - "тип на полето". Тази колона отразява вида на аналитичния показател, т.е. дали той е символен, числов, дата или логически. Избира се от списък.

  • пета колона - "дължина". Чрез това поле се определя максималния брой на символи за съответния показател. Ако полето е кодирано, неговата дължина се определя от дължината на кода му автоматично.

  • шеста колона - точност. Отнася се за цифровите показатели и чрез въвеждане на 0, 1, 2, 3 и т.н. дава възможност предварително да бъде зададена точността при измерването на съответните числови показатели, съответно: цяло число, до първия, втория и т.н. знак след десетичната точка.
Важно отношение към изготвянето на аналитичните показатели има таблицата: "Тип поле". Нейният смисъл е следният: Записването на всеки аналитичен показател става на определени полета в аналитичната сметка. В зависимост от типа на аналитичния показател неговото значение може да бъде различно по характер:
  • да бъде числово, (ако става дума за бройки, килограми, лева и т.н.),
  • да има времеви характер (дата, месец, година),
  • да бъде символно (мъжки обувки, дамски и т.н.),
  • да бъде логическо (например отговори от типа Да, Не).

Тази характеристика на показателите на аналитичните сметки, наред с другото, е и една от формите за контрол върху въвеждането на информация. Например: ако показателят е с числово измерение, системата няма да приеме евентуално негова текстова характеристика и обратно.

При добавяне на нови аналитични показатели трябва да се има предвид, че:
  • показатели с имена: КОД, ИМЕ, КОЛИЧЕСТВО, ЦЕНА, СТОЙНОСТ се разпознават от програмата и се използват за специфични цели. Например КОД и ИМЕ се използват за идентификатори на партиди и на дълготрайни материални активи. Затова ако проектирате показатели за някоя аналитична сметка, която да отразява натрупване по партиди, то в тях задължително трябва да фигурират показателите КОД и/или ИМЕ, ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО.

    От друга страна понеже една аналитична сметка винаги трябва да генерира някаква стойност, която да се пренесе във висшестоящата синтетична сметка, то в показателите й винаги трябва да фигурира показател с код СТОЙНОСТ или ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО. Във вторият случай стойността се формира като произведение между показателите ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО.

  • В случаите, когато е необходимо в показателите да се включат и значения от "шапката" на счетоводния документ като "вид", "номер" и "дата на документ", "клиент" или "доставчик", за да се избегне повторното им въвеждане при контировка на аналитичната сметка трябва да се има предвид следното: имената на полетата от "шапката" на документа са следните:
    • VID_DOKUM - вид документ;
    • NOM_DOKUM - номер на документ;
    • DATA_DOKUM - дата на издаване;
    • KLIENT - клиент;
Кодът на показателя, който при контировка трябва да се запълни автоматично със значението на съответното поле от "шапката", трябва да има същото име. Вникването в същността на тази таблица и умението тя да бъде използвана има много голямо значение за правилното съставяне на аналитичните сметки и за успешната работа. Именно таблицата дава възможност всеки аналитичен показател да бъде дефиниран предварително, а това е необходимо както за воденето на аналитичните отчети, така и за извеждането на екран и за отпечатване на справки по тях. При това във вид и форма, подходящи за използване от счетоводителя и зададени от самия него.

Създателите на продукта са уверени, че след непродължителна работа с ЕкспертНТ всеки счетоводител ще бъде в състояние умело да използва възможностите, които му предоставя посочената таблица за създаване на аналитична сметка с такива показатели, които да му осигурят максимална степен на аналитично отчитане.

С оглед улесняване работата на счетоводителя на първоначалния етап са заложени осем типови конфигурации на аналитични сметки, които се използват най-често в счетоводната практика. Тези типови конфигурации могат да се изберат от отварящото се меню “Типови показатели от шаблони”.

В нашият случай поставяме светещия курсор върху елемента "Material.pok", което според нас съответства най-добре на дадената аналитична сметка. Натискаме Enter. Върху екрана се изписват имената и параметрите на стандартните показатели за материали(стоки).

Ако някои от предложените типови аналитични показатели по преценка на счетоводителя не е необходим за съответната аналитична сметка, то този показател може да бъде изтрит. Това се постига като позиционирате курсора на съответното поле и натискате бутона “Изтрий”. Това води до изтриване на целия ред.

Към таблицата с аналитичните показатели могат да бъдат добавени нови показатели. Това става по следния начин:
  • поставяме светещия курсор на празно поле в колона първа. Въвеждаме кратко име (код) на съответния аналитичен показател.

  • Примерно ЦВЯТ, имайки предвид аналитичен показател, който да отчита цвета на съответните стоки (в случая обувки). Натискаме Enter.

  • Съответното поле в таблицата е попълнено;

  • поставяме светещия курсор на съответното поле в колона втора. В началото на реда чрез клавиатурата въвеждаме "Цветове и нюанси". Натискаме Enter.

  • Съответното поле в таблицата е попълнено;

  • поставяме светещия курсор на съответното поле в колона три. Натискаме Enter.

  • Появява се меню с имената на наличните до момента кодови таблици. Прави се избор на желаната таблица, предварително вече изградена от "Номенклатури".
За конфигуриране на следващия аналитичен показател поставяме курсора на следващото свободно поле в колона първа и повтаряме описаните по-горе операции.

Преди да се запише таблицата е необходимо да се избере метода на натрупване по сметката. Той определя как ще се съхраняват наличностите за дадената аналитична сметка. Възможни са четири варианта: без натрупване, по аналитична сметка, по партида и по документ.

Различните методи на натрупване ще бъдат обяснени със следните примери:
  • без натрупване - типичен случай са сметките за дълготрайни материални активи. Всеки актив се разглежда самостоятелно и за това показателите на аналитичните подсметки от 20-та група са без натрупване;

  • по аналитична сметка - разходите за амортизация натрупани в някоя аналитична подсметка на 611 сметка се разглеждат като едно цяло. За това показателите на 611-та сметка са с натрупване по аналитична сметка;

  • по партида - материалите от 302 сметка могат да се натрупват по аналитична сметка, ако за всеки материал е направена отделна аналитична сметка. За да не се утежнява излишно сметкоплана, името на материала може да се включи в показателите и натрупването на количествата от даден материал да се прави по това име (партида). В този случай показателите на 302-ра сметка са с натрупване по партида;

  • по документ - ако един доставчик доставя различни компоненти, които са фактурирани в една фактура, ние не се интересуваме от плащанията за всеки един от компонентите, а за фактурата като цяло. В този случай при заприходяване стойностите по фактурата се натрупват на едно място. За това показателите на аналитичните подсметки от 401-ва сметка са с натрупване по документ.
При натрупване по партида (име) трябва да е изградена преди това кодова таблица и да е направена връзката на показател "Име" със съответната кодова таблица, т.е. "Име" да се избира от таблица, а не да се изписва от клавиатурата (за да се натрупва по кода на името). При натрупване по аналитична сметка, по документ и без натрупване не е задължителна тази връзка с таблица. В случаите, когато имаме натрупване по аналитична сметка, по партида или по документ и в показателите фигурира количество, то при натрупване на ново количество се формира средно претеглена цена.

Записът става чрез натискане на бутона "Запис". Аналитичната таблица, съдържаща съответните аналитични показатели е готова.

ЕкспертНТ дава възможност на по-напредналите счетоводители да съставят аналитични показатели, без да използват нито една от предложените типови схеми. Това може да стане като не се избира нито един от елементите на менюто с типовите показатели. Тогава се появява познатата ни таблица за показателите, но без записи по нея.

По описания по-горе начин за въвеждане на нов показател, счетоводителят може да дефинира всички показатели, които според него следва да бъдат включени в разработваната от него аналитична сметка. Трябва да се има предвид обаче, че за да има една аналитична сметка стойностно изражение, необходимо е в показателите й да фигурира показател с код СТОЙНОСТ или ЦЕНА и КОЛИЧЕСТВО.

Изпълнението на посочените по-горе процедури е достатъчно, за да се разработи структурата на съответната аналитична сметка, която да бъде в състояние да поеме необходимата информация по-нататък в процеса на счетоводния запис.

Структурата на аналитичната сметка намира своя конкретен израз и в съответните справки и извлечения по аналитичните сметки. Дори може да се каже, че вида и качеството на съответната аналитична справка е следствие от по-умелото или неумелото структуриране на аналитичните сметки през току-що разгледания етап на тяхната предварителна подготовка.

ВНИМАНИЕ: Както стана ясно от посочения пример, ЕкспертНТ позволява създаването на множество нива на аналитичност. Едновременно с това обаче трябва да се отбележи, че само тези аналитични сметки, които са на най-ниското равнище са аналитични сметки в пълния смисъл на думата, т.е. те са изградени като съвкупност от различни аналитични показатели.

Що се отнася до аналитичните сметки на по-горните нива, то те имат сумарен, събирателен характер и тяхното предназначение е да сумират в стойностно изражение състоянието на намиращите се под тях аналитични сметки, както и да отразяват настъпилите движения по тях.

Или казано с други думи въвеждането на информацията от първичните счетоводни документи става само по съответните аналитични сметки, които са най-ниско равнище на аналитичност. Ако над тези сметки има други аналитични сметки, то по тях не се правят директно счетоводни записвания. Разбира се ЕкспертНТ предоставя възможността чрез подходящи справки да се видят и обобщените стойностни показатели на аналитичните сметки от по-горно ниво.