Начин на работа с програмата
Въвеждане и контиране на счетоводните документи
Въвеждането и контирането на счетоводните документи е основната дейност при работата със счетоводната програма. Всеки счетоводен документ се състои от "шапка", в която документът се идентифицира и една или няколко счетоводни статии, в които документът се "контира". Ръчното въвеждане на документите се осъществява от функцията "Счетоводен запис" от меню "Счетоводни записи".
Когато документите се въвеждат ръчно програмата показва формата "Счетоводен запис". Най-напред трябва да се попълнят полетата от шапката на документа, а след това да се направи контировката. Курсорът скача в следващото поле на формата след като текущото поле се попълни и се натисне "Enter". Програмата предлага стойности по премълчаване и проверява валидността на всяко поле. След попълване на всички полета от формата, документът се въвежда с натискане на бутоните "Запис на документ" или "Запис на статия"
>>> Видео демонстрация за въвеждане на счетоводни документи <<<
Създаване на шаблони за осчетоводяване
В повечето случаи счетоводителят прави еднотипни счетоводни операции, които се различават една от друга само по имената на контрагентите и по стойностите на контировките. Предварително подготвените шаблони за тези операции улесняват въвежданието им и предпазват от грешки. В инсталационният пакет са включени няколко шаблона за най-често правените операции. Вие можете да си направите допълнителни шаблони, които са съобразени с вашия индивидуален сметкоплан.
Ако във формата "Счетоводен запис" натиснете бутона "От шаблон", програмата ще ви покаже списъка от приготвените шаблони. Вие можете да изберете един шаблон от този списък и това ще предизвика попълването на полетата от шапката на документа така както са записани в шаблона. С "Enter" се потвърждава всяко едно от полетата. Ако е необходима промяна на някое поле, то тя се прави и отново се натиска "Enter". Когато се достигне до полетата за контировка, програмата показва прозорец, с който да се въведе общата стойност от документа. След въвеждането й програмата я разпределя пропорционално по сметки съгласно съотношението фиксирисано в шаблона. Така контирането се извършва автоматично, така както е направено в шаблона.
>>> Видео демонстрация за правене и използване на шаблони <<<
Редактиране на счетоводни записи
Въведените счетоводни записи могат да се редактират и изтриват. Преди това съответният документ трябва да бъде намерен и показан на екрана. Ако ще се прави корекция на контировката на някоя счетоводна статия от него, тя трябва да се отвори за изменение.
Ако корекцията се прави на документ от някой предишен месец, то след потвърждаването й е необходимо да се направи приключване на коригирания месец и реорганизация и приключване на месеците след него. Това се прави за да може корекцията да се отрази на салдата и на среднопретеглените цени засегнати от корекцията, ако има такива.
Бюджетни справки
Освен моножество стандартни счетоводни справки програмата ЕкспертНТ Училище генерира и следите бюджетни справки:
- Касово изпълнение на бюджета
- Бюджетни приходи
- Бюджетни разходи
- Просрочени задължения
Приключване на текущия месец
Всеки месец се приключва автоматично от функция "Приключване". Функцията изчислява крайните салда на текущия месец и ги записва като начални салда на следващия месец. Изчисляват се амортизациите на дълготрайните активи и автоматично се записват счетоводни операции заложени в амортизационните им планове. Приключват се и ДДС сметките 4511.1 и 4511.2. Функцията "Приключване" може да се изпълнява многократно, защото програмата изтрива операциите от предишното приключване и прави нови.
Откриване на нов месец
След приключване на текущия месец можете да откриете нов месец. Функцията "Нов месец" създава празни файлове за счетоводните записи в новия месец и прехвърля крайните салда от текущия месец в тях. ЕкспертНТ прави новия месец "текущ" и вие можете да започнете да въвеждате счетоводни записи в него.
Преминаване в друг месец
След активиране на програмата последния открит месец става текущ и вие можете да работите в него. Всички негови счетоводни записи са достъпни за преглеждане и изменение. Месечните справки се правят само върху записите от текущия месец, но годишните справки могат да използват всички записи правени в текущата година.
Ако искате да преглеждате и редактирате счетоводните записи от друг месец, то трябва да направите този месец текущ. Всички месеци от всички години, през които сте работили с ЕкспертНТ са достъпни за справки и реактиране. За да имате възможност да преглеждате и редактирате конкретни счетоводни записи, трябва да преминете в месеца, в който те са направени.
Преминаването от един месец в друг става чрез функцията "Друг месец". Ако направите някакво изменение в предишен месец, след това трябва да направите реорганизация на следващите месеци, за да може направената корекция да се отрази и на по-късните операции, които тя засяга.